[Amélioration] Mise à jour des vues et exports de balance et de grand-livre

La vue du grand-livre et de la balance de la copropriété permet maintenant de visualiser les éléments comptables au moment souhaité.

Sur le grand-livre, il est possible de créer une vue sur-mesure en fonction de vos besoins sur une période définie (vs sur l'exercice uniquement).

L'option "Comptabilité expert" vous donne accès à une vue comptable pour chacun des lots : c'est donc une vue beaucoup plus longue et plus détaillée qui vous est rendue accessible.

Soyons clair : la vue détaillée par lots est équivalente à celle de la "comptabilité classique", elle montre simplement les données comptables sous un autre angle.

Elle peut notamment être utile lorsque vous gérez un dossier de mutation, afin de comprendre parfaitement la situation des lots à céder.

Grand Livre   Copromatic.jpg

Depuis la page Balance, vous pouvez à présent sélectionner la date de visualisation des balances et en faire des exports. Nous avons aussi rajouté les lignes de totaux par sous-classes et classes pour une lecture comptable plus confortable (de rien, ça nous fait plaisir).

Capture d’écran 2019-04-13 à 19.03.16.png

Exemple d'export à date de la balance :

Capture d’écran 2019-04-13 à 19.05.20.png

Enfin, à présent les exports du grand-livre et de la balance se font immédiatement : plus besoin d'attendre de les recevoir par email, yeah !

[Nouveauté] Comptes bancaires, soldes et flux de trésorerie

La nouveauté de la semaine, ce sont les vues détaillées sur les comptes bancaires.

Un nouvel onglet est à présent disponible dans Banque > Comptes

Capture d’écran 2019-04-11 à 10.38.42.png

Cette fonctionnalité est une première étape vers la refonte de la partie "comptes et banques". Cette page vous permet pour le moment d'éditer le RIB et l'état des rapprochements, mais il vous faut encore passer par Information > Comptes pour mettre à jour noms, IBAN, BIC (bientôt, bientôt tout sera au même endroit, promis !)

Le plus intéressant, c'est de cliquer sur "Voir" qui vous donne accès à une nouvelle vue VIP de vos transactions (celles directement récupérées sur vos relevés de banque) vs vos écritures bancaires (notre compte 512 national !)

Vous pouvez à présent consulter le solde, et notre CTO a poussé un petit graphique pour permettre une meilleure représentation des fonds détenus :

Capture d’écran 2019-04-11 à 11.02.37.png

Dernier élément : depuis la page "Rapprochements" pour pouvez également visualiser un graphique des fonds détenus : Capture d’écran 2019-04-11 à 10.45.45.png

[Information] Comment se composent les adresses indiquées sur les convocations ?

Il y a quelques jours, on nous demandait pourquoi une convocation avait été adressée comme suit :

"MARTIN DE SÈVRE
à l'attention de Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne
"

(les informations ont été changées pour préserver l'anonymat toussa toussa).

Sa question : pourquoi mettre 2 noms sur une enveloppe ?


Voici l'explication :


Notre syndic avait reçu l'ordre de convoquer « tous les indivisaires » d'un groupe de lots.

Sur sa fiche Copropriétaire, on trouvait donc

MARTIN DE SÈVRE
Indivision

Contact 1 :
Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne

Contact 2 :
Mr Rémi Darricau
18 rue Claude Vaillant
69100 Villeurbanne

Contact 3 :
Mr Martin de Sèvre
18 rue Louis Arago
69335 Mieux


Ici , « MARTIN DE SÈVRE » est le Copropriétaire, et il est identifié comme étant une indivision, c’est à dire une personne morale (cette information est disponible sur la lettre de vente transmise lors de la mutation).

Lorsque c’est le cas, Copromatic précise une « personne physique » capable de signer/retirer le pli à la poste.

Au regard du logiciel (et de la base de donnée), « MARTIN DE SÈVRE » pourrait très bien s’appeler « Indivision Bidule » ou « SCI Truc » qui sont également des dénominations de personnes morales.

La poste de connaissant pas la composition de l’indivison « MARTIN DE SÈVRE » , si Copromatic adresse 3 plis à :

  • MARTIN DE SÈVRE, 27 rue Henri Rolland 69100 Villeurbanne
  • MARTIN DE SÈVRE, 18 rue Claude Vaillant 69100 Villeurbanne
  • MARTIN DE SÈVRE, 18 rue Louis Arago 69335 Mieux

alors impossible pour Mme Claire Barbier ou Mr Rémi Darricau de signer l’accusé de réception, puisqu’ils n’ont pas la chance de s’appeler « MARTIN DE SÈVRE ».

Pour autant, en tant que syndic il est obligatoire de convoquer le « Copropriétaire », qui en l’état est « MARTIN DE SÈVRE ».

Dans ce cas, Copromatic applique automatiquement la règle suivante :

« TITRE-COPROPRIETAIRE
à l’attention de CONTACT-MANDATAIRE
adresse dudit contact »


Ce qui donne :


MARTIN DE SÈVRE,
à l’attention de Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne

MARTIN DE SÈVRE,
à l’attention de Mr Rémi Darricau
18 rue Claude Vaillant
69100 Villeurbanne

MARTIN DE SÈVRE
à l’attention de Mr Martin de Sèvre
18 rue Louis Arago
69335 Mieux

[Amélioration] Les articles 20 disponibles après clôture des mutations

Le module de mutations permet d'éditer les documents nécessaires aux notaires en charge des mutations, notamment l'article 20. Ce document permet de confirmer que le cédant n'a plus de dette envers la copropriété.

Historiquement, ce document devait être édité avant de finaliser la saisie de la mutation.

A présent, et lorsque les conditions comptables sont réunies, l'article 20 est automatiquement généré (et générable) post-mutation !

Capture d’écran 2019-04-04 à 15.02.33.png

[Nouveauté] [Pro] Suivi des intégrations

Nos clients professionnels ont du talent. Et force est de constater que depuis 18 mois, ils nous challengent beaucoup en signant en permanence de nouvelles copropriétés.

L'année 2018 a été une année un peu sauvage en terme d'organisation avec une équipe support au four et au moulin puisque nous dispatchions les dossiers d'intégration sur nos ressources supports.

2019 - Changement de cap

Depuis le début de l'année, nous travaillons l'organisation de équipes et nos process pour être capable de délivrer rapidement des dossiers et vous offrir une visibilité accrue sur l'avancement de vos dossiers.

Michel a rejoint Copromatic ce début d'année pour piloter ce sujet. Pour les pros qui ont quelques dossiers en cours d'intégration, vous commencez à le connaître. Il a ce côté très pratique pour une gestion efficace des dossiers : une certaine intransigeance. La rigueur dans la complétude des dossiers et la justesse des infos sont clés dans les reprises et nous nous appliquons désormais à ne plus offrir la souplesse que nous avions auparavant car vous l'avez expérimenté comme nous, les dossiers où nous ne faisions pas les choses dans l'ordre n'étaient jamais des dossiers faciles.

Pour accompagner l'arrivée de Michel et la structuration de l'équipe intégration, je vous propose de découvrir ensemble votre nouvelle interface de suivi de vos intégrations.

Un suivi d'intégration aux petits oignons

Vous disposez désormais depuis votre espace pro, un accès dans le menu latéral à l'interface de suivi des intégrations.

Capture d’écran 2019-04-03 à 20.33.32.png

Ce lien va vous donner accès à votre tableau de suivi des intégrations : Capture d’écran 2019-04-03 à 20.38.18.png Vous y retrouverez la liste de vos dossiers en cours d'intégration (ainsi que les dossiers archivés par le lien dans le menu en haut à droite). Vous pourrez ainsi consulter l'avancement de l'intégration de vos copropriétés ainsi que les documents / informations manquantes repérés par nos équipes.

*Attention : vous êtes peut être déjà allé consulter votre dossier. Certains dossiers peuvent ne pas vous sembler à jour. C'est normal. Nos équipes sont en train de rapatrier tous les documents et mettre à jour le statut des dossiers. Tout devrait être rentré dans l'ordre d'ici la semaine prochaine.

Tous ces dossiers pointent vers des dossiers dans Google Drive.Capture d’écran 2019-04-03 à 21.13.13.png Dans lequels vous pourrez retrouver votre fichier d'intégration administrative, ainsi qu'un espace Documents dans lequel nous vous invitons à déposer les documents que vous avez à votre disposition : PV, compta, Règlements de copropriété, etc.

Nouvelle copropriété

Vous pouvez désormais (et même vous devez !) créer un nouveau dossier depuis l'interface de suivi des intégrationsCapture d’écran 2019-04-03 à 21.15.40 3.png

Vous pouvez ainsi renseigner une référence de la copropriété (si vous le souhaitez) ainsi que le nom de la copropriété. Une fois renseignés, cliquez sur "Créer un nouveau dossier d'intégration", votre dossier apparaîtra dans le tableau de suivi, et vous pourrez rejoindre également le dossier google drive de cette nouvelle copropriété pour y renseigner toutes les infos !

Nouvelle tarification

Parce que nous avons découvert en 18 mois toute la précision et la rigueur que nécessitait l'intégration de 30 à 50 copropriétés par mois, nous avons monté de toute pièce notre service intégration.

Ce nouveau service, c'est une équipe et des outils mis à disposition de nos clients pour assurer une qualité de service. Notre tarification devait donc évoluer, puisque jusqu'à aujourd'hui, nous ne facturions pas la reprise comptable de vos copropriétés.

Comment cela va fonctionner ?

Lors de chaque intégration de copropriété, une facture sera éditée par le service intégration et remontera dans votre interface pro - onglet administratif. Elle sera prélevée comme votre abonnement, le 10 de chaque mois.

Cette facture ne sera éditée que lors que notre rapport d'intégration sera publié dans le dossier de la copro. Nous ne facturons pas de dossier à moitié intégré.

Combien cela va coûter ?

Parce que les copropriétés ne font pas toutes la même taille et (surtout) parce que nous découvrons chaque jour de magnifique dossier qui n'ont pas de comptabilité approuvée depuis 3 ans, nous appliquerons la même logique de tarification que pour l'abonnement. Nous appliquerons un forfait par copropriétaire par mois de reprise : 3 euros HT.

Petit exemple : nouveau dossier arrivé dans Copromatic - copropriété de 18 copropriétaires, exercice clôturé au 30/09/2018, comptes approuvés en AG le 15/02/2019.

Nous allons donc effectuer une reprise du 01/10/2018 au 15/01/2019 (correspondant aux dernières écritures enregistré par le confrère dans son grand livre) soit 3,5 mois x 18 copropriétaires x 3 = 189 euros HT.

Pourquoi payer ?

Parce que nous nous engageons désormais sur la rigueur de la reprise. Vous pourrez constater pour ceux qui ont eut à échanger avec Michel sur les dernières intégrations, vous disposez désormais en fin d'intégration d'un rapport dédié et d'un export de Grand Livre iso avec le Grand Livre fournit par le confrère.

Parce que nous sommes ainsi capable d'avoir une équipe dédiée sur l'intégration pour vous livrer vos dossiers dans les quelques jours qui suivent la remise des documents (si vous passez le check de Michel !).

En conclusion

En conclusion, j'espère que vous apprécierez les efforts et la qualité supérieure que nous délivrons sur vos intégrations depuis quelques semaines et dans les mois qui viennent. Nous apprenons. Beaucoup, à vos côtés. Nous espérons répondre à vos attentes avec cette nouvelle interface et ces nouveaux process.

Rémi

[Amélioration] Module d'Assemblée Générale VIP

Petite révolution chez les syndics, le module d’Assemblée Générale à bien changé !

Vous pouvez à présent visualiser, éditer, créer, dupliquer les assemblées générales comme vous le souhaitez !

Capture d’écran 2019-04-03 à 11.43.49.png

Statuts & processus

Chaque assemblée possède un statut décrit juste ici :

  • Nouveau : l’AG à été créer, mais aucun type, date / heure / lieu n’a été configuré. A ce stage, vous pouvez surtout travailler l’ordre du jour jursqu’à ce que vous soyez prêt à planifier votre AG
  • Convocation non envoyée : type (AG ordinaire ou extraordinaire), date / heure / lieu ont été précisés. Vous pouvez à présent générer votre convocation ! Une fois validée, vous avez la possibilité de l’envoyer par courrier via Copromatic, ou de faire un envoi manuel via l’option « Remise en main propre »
  • À tenir : la convocation a été envoyée, votre AG est à tenir :) A tout moment, vous pouvez vous entrainer et tester l'AG en cliquant sur Voir > Commencer mon assemblée. N'oubliez pas de cliquer sur "Réinitialiser la tenue" ensuite !
  • AG en cours : vous avez démarré une AG ! A tout moment, vous pouver en sortir, puis reprendre les votes, ou réinitialiser l'AG !
  • PV non envoyé : Vous avez terminé l'AG, mais votre PV n'a pas encore été envoyé ! Laissez-vous guider par Copromatic pour envoyer votre PV !
  • Terminé : Votre PV signé à été envoyé ! Le processus d'AG est donc bouclé, bravo !

Vous pourrez voir également des AG portant la mention "AG antérieure à Copromatic". Il s'agit des "vieux" PV que vous avez renseignés dans la section Information > Documentation de la copropriété.

Capture d’écran 2019-04-03 à 11.44.43.png

1- Comment générer une convocation ?

Rendez-vous dans le module d'AG, sélectionnez l'AG sur laquelle vous souhaitez générer une convocation. Cliquez sur Editer

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Validez que vous avez bien renseigné :

  • la date et l'heure de l'AG
  • le lieu complet, y compris les détails : "SDC les Lilas, App 365 porte B, Chez Clémence Guilluy, 21 rue Louis Dumas 69100 Villeurbanne" - il faut que les copropriétaires trouvent facilement le lieu !
  • le type d'AG : Ordinaire ou Extraordinaire. Chaque AG ordinaire doit avoir au moins un exercice à approuver. Attention, vous pourrez générer une convocation (c'est à dire passer à l'étape suivante) uniquement lorsque l'exercice sera clôturé.

Ensuite, complétez votre ordre du jour :

  • Résolutions et sous résolutions
  • Titres et contenus
  • Règles et clés de vote
  • Pièces jointes à la résolution (automatiquement ajoutées lors de la génération de la convocation)

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A tout moment, cliquez sur "Prévisualiser" en haut à droite du tableau pour avoir un aperçu de votre ordre du jour en pdf (et uniquement l'ordre du jour).

Attention, ici les pièces jointes aux résolutions ne sont pas ajoutées, elles le seront uniquement lors de la génération de votre convocation définitive.

Une fois les vérification effectuées, vous pouvez cliquer sur "Générer la convocation"

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Cette étape peut prendre un peu de temps, soyez patient(e)s. Un email de confirmation vous sera envoyé lorsque les convocations sont prêtes !

NOTA BENE : vous pouvez ajouter des pièces jointes à votre convocation, en dehors des pièces jointes liées aux résolutions. Pour se faire, cliquez sur "Voir" pour accéder au détails de votre AG. En bas de page, vous pouvez ajouter des documents. Lors de la génération de vos convocations, Copromatic vous proposera de les joindre au document final.

Capture d’écran 2019-04-03 à 15.25.11.png

2- Comment voir et envoyer les convocations ?

Cliquez sur "Voir" pour accéder au détails de votre AG.

Le liste de vos convocation est consultable ici :

Capture d’écran 2019-04-03 à 15.31.10.png

Chaque convocation est nominative. Attention, tant que vous n'avez pas envoyé les convocations, vous avez la possibilité de modifier les données liées à l'AG (ordre du jour, date, etc.). La modification entraitement automatiquement la suppression de vos convocations, vous devrez alors les re-générer !

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez cliquer sur "Envoyer". Cette action vous permettra de sélectionner les destinataires et les modalités d'envoi (courrier + email, courrier ou remise en main propre).

Capture d’écran 2019-04-03 à 15.33.12.png

Attention, l'envoi est définitif et irréversible !

[Nouveauté] Gestion des exercices

Depuis le mois de Mars, on a fait un choix important chez Copromatic : séparer clôture d'exercice et Assemblée Générale.

Nous avons donc mis en place une nouvelle page pour la visualisation et le traitement des exercices :

Capture d’écran 2019-04-03 à 09.49.43.png

Voici un détail des statuts d'exercices :

  • Clôturé : l'exercice à été clôturé :)
  • Clôturé (verrouillé) : l'exercice à été clôturé, et il est en attente d'approbation car les convocations ont déjà été envoyées. Seul le Support Copromatic peut déverrouiller votre clôture
  • A faire : l'exercice est terminé mais n'est pas encore clôturé
  • Actuel : c'est l'exercice en cours. Il n'est donc pas encore question de le clôturer !
  • Futur : c'est l'exercice qui n'a pas encore démarré (mais sur lequel vous pouvez travailler votre budget, avoir des charges constatées d'avances, etc.)

Capture d’écran 2019-04-03 à 09.51.03.png

Sur la plupart des exercices, vous pouvez :

  • Exporter la comptabilité ou les annexes comptables
  • Clôturer / Déclôturer (tant que l'exercice n'est pas approuvé)

Capture d’écran 2019-04-03 à 09.50.17.png

Rappel : Afin de clôturer proprement un exercice, nous vous invitons à préparer votre clôture en validant certaines étapes. Cette pré-clôture est accessible depuis l'onglet "Voir" d'un exercice non-clôturé.

Une fois toutes ces étapes enseignées, vous pouvez accédez au processus de clôture : Capture d’écran 2019-04-03 à 09.50.35.png

[Nouveauté] Suivi du traitement de décisions d'Assemblée Générale

Une mise en production de cette nuit vous permet désormais de consulter et suivre l'évolution de vos décisions d'assemblée générale depuis la page "Synthèse" de vos AG passées.

Sur cette page, pour chaque décision, vous pouvez à présent visualiser 3 états :

  • A traiter : les décision n'ont pas encore été traitées par Copromatic
  • Traitée : les décisions ont été appliquées (création d'un échéancier, approbation des comptes et écritures de régularisations définitives, etc.)
  • NA (Non-Applicable) : état pour les décisions ayant aucun impact sur votre gestion courante (élection du Président de séance, etc.) et qui ne nécessite aucune intervention

Pour les assemblées générales déjà passées l'état de chaque décision a été définie en "NA". Par défaut, en sortie d'AG, toutes les décisions seront configurées en "A traiter" tant que Copromatic et ses équipes ne seront pas intervenues.

Capture d’écran 2019-02-19 à 09.51.03.png

[Amélioration] Un petit pas pour les devs, un grand pas pour la sécurité

Désormais, l'intégralité des parcours copropriétaires (extranets, mails, documentations), mêmes pour les syndics professionnels en marque blanche, se font en https.

Si ça n'évoque rien pour vous, tant mieux, ça ne changera rien pour vous ou vos copropriétaires, mais ça offre plus de sécurité !

[Nouveauté] Visibilité des RGDD et Grand livre pour les membres du conseil syndical sur leur extranet

Vous pouvez maintenant rendre visible le relevé général des charges et produits et le grand livre sur les extranets des membres du conseil syndical.

Pour ce faire, vous devez dans un premier temps configurer la visibilité des éléments depuis l'espace copropriété. Rendez-vous dans l'App > Information > Syndic et CS. En bas de page, vous avez maintenant accès à la sélection à rendre visible. Attention, cette configuration vaut pour l'ensemble des membres du conseil syndical (Président inclus)

cs.jpg

Une fois validées, ces données seront affichées dans les extranets des membres, dans l'onglet "Comptabilité (CS)"

cs-extranet.jpg (ceci est une vue extranet)

Rappel : seul les membres du CS ont accès à ces données.

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Surely Copromatic will start publishing changelogs very soon.

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