[Coucou Juris] Le décret du 23/5/2019 sur les documents dématérialisés accessibles en ligne

Rendons hommage au Décret 2019-502 qui ancre le lancement de la nouvelle rubrique « Coucou Juris » sur la copropriété, l’actualité juridique et ses impacts (positifs bien sûr) sur Copromatic !

Ce que nous dit ce décret

Comme sont titre l’indique, il est « relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne »

Il entend donc 3 choses :

  • la liste est minimale : elle peut donc être étoffée au bon vouloir des syndics
  • les documents sont dématérialisés : il doivent donc être numériques, sur des formats accessibles au plus grand nombre (pdf, image, etc.). Attention, le décret distingue les documents « accessibles à l’ensemble des copropriétaires », ceux « relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition » et ceux « accessibles aux seuls membres du conseil syndical »
  • un espace sécurisé en ligne : là, on parle d’extranet. Ça tombe bien, c’est automatique chez Copromatic.

L’autre information importante, c’est la mise en application : 1er Juillet 2020.

Synthèse pièce par pièce :


  • Le règlement de copropriété

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseigné par le syndic dans Copromatic.


  • L’état descriptif de division

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible automatiquement sur les extranets


  • Les actes modifiant l’état descriptif de division , s’ils ont été publiés

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseignés par le syndic dans Copromatic.


  • La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’ article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : le document n'est pas encore généré automatiquement, il le sera fin 2019 via l'application. Cependant, si le syndic dispose déjà d'un document de type Fiche Synthétique, il peut le partager dès maintenant sur les extranets.


  • Le carnet d’entretien de l’immeuble Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible automatiquement sur les extranets, sous réserve que le syndic soit à jour sur les données administratives (contrats, membres du CS, historique, etc.)


  • Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseignés par le syndic dans Copromatic.


  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseignés par le syndic dans Copromatic.


  • L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseignés par le syndic dans Copromatic.


  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseignés par le syndic dans Copromatic. Une réflexion sur l'amélioration de la gestion des équipements est en cours.


  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été notés comme envoyé ou remis en main propre via Copromatic.


  • Le contrat de syndic en cours

Public : Tous les copropriétaires

: Extranet copropriétaire > tous les copropriétaires

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : déjà disponible sur les extranets, sous réserve d'avoir été renseigné par le syndic dans Copromatic. Une réflexion sur l'amélioration sur la gestion particulière du contrat de syndic est en cours.


  • Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle

Public : Chaque copropriétaire individuellement

: Extranet copropriétaire > copropriétaire nominativement

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Pas encore disponible, une mise à jour est prévue avant fin Juillet pour rendre le document disponible.


  • Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire

Public : Chaque copropriétaire individuellement

: Extranet copropriétaire > copropriétaire nominativement

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Pas encore disponible sur un document spécifique, mise à jour prévue d'ici fin 2019. Cependant, le copropriétaire à la possibilité de générer un relevé de situation sur tous les exercices comptables gérés via Copromatic sur simple clic.


  • Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle

Public : Chaque copropriétaire individuellement

: Extranet copropriétaire > copropriétaire nominativement

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Pas encore disponible sur un document spécifique, mise à jour prévue d'ici T3 2019.


  • Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années

NOTA BENE : il est précisé dans le Décret que cette mise à dispo "s'applique aux avis d'appel de fonds transmis par le syndic à compter du 1er juillet 2020."

Public : Chaque copropriétaire individuellement

: Extranet copropriétaire > copropriétaire nominativement

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : non disponible à ce jour, mise à jour prévue pour la rentrée.


  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu

Public : Membres du Conseil Syndical élu

: Extranet copropriétaire > espace membre CS

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : le Grand Livre (détaillant les balances) et le relevé général sont disponibles en lecture pour les membres du Conseil Syndical, sous réserve que le syndic ait activé l'option (voir image).

Capture d’écran 2019-06-17 à 11.55.16.png


  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires

Public : Membres du Conseil Syndical élu

: Extranet copropriétaire > espace membre CS

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Non disponible en tant que tel pour le moment. Le syndic a cependant la possibilité de mettre en pièce jointe du contrat bancaire ses relevés afin de les partager aux copropriétaires.


  • Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré

Public : Membres du Conseil Syndical élu

: Extranet copropriétaire > espace membre CS

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Non disponible pour le moment.


  • La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé

Public : Membres du Conseil Syndical élu

: Extranet copropriétaire > espace membre CS

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Disponible via la page d'état descriptif des divisions.


  • La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée.

Public : Membres du Conseil Syndical élu

: Extranet copropriétaire > espace membre CS

Quand : à partir du 1er Juillet 2020

Disponibilité sur Copromatic : Non disponible pour le moment.

[Nouveauté] Module d'ajout de documents liés à un copropriétaire

Notre mise dernière mise à jour permet maintenant de manager les mandats SEPA à faire signer par les copropriétaires sans prélèvements.

Lorsque le syndic récupère de la documentation de la part d'un copropriétaire, y compris un mandat SEPA signé, il peut à présent le rattacher au copropriétaire !

Pour profiter de cette nouveauté, direction l'onglet Copropriétaires > vue détaillée d'un copropriétaire

Capture d’écran 2019-06-07 à 14.30.18 copie.png

Depuis cette page, vous pouvez à présent visualiser les documents rajoutés par vos soins ou les supprimer. Capture d’écran 2019-06-07 à 14.31.19.png

Lors de l'ajout du document, il vous est demandé :

  • un nom pour le document
  • un type parmi une liste. Si vous ne trouvez pas la catégorie correspondante, précisez librement le type de document rajouté.
  • une date d'émission du document : non obligatoire, elle vous permet de connaitre l'ancienneté de votre document. Par exemple, si vous ajoutez un courrier de réclamation datant de Décembre 2018, vous pouvez l'indiquer ici !
  • un option de visibilité : chaque document que vous ajoutez ici peut être rendu visible automatiquement sur la page "Mes documents" depuis l'extranet des contacts du copropriétaires. Une petite icône (un yeux barré ou non) vous reprécise si le document est visible ou non).

A tout moment, ces documents peuvent être supprimés. Vous retrouvez également ces documents dans la partie Archives > Documents de l'App.

[Amélioration] Le nouveau gestionnaire des mandats SEPA

[Amélioration] Gestionnaire des mandats SEPA

Les prélèvements SEPA peuvent être effectués auprès des copropriétaires via le module Prélèvement SEPA. Avant de pouvoir prélever les sommes exigibles liées aux lots des copropriétaires, le syndic doit collecter un mandat SEPA.

Le mandat SEPA est donc une autorisation formelle donnée au syndic, afin de prélever sur le compte bancaire d’un mandataire désigné

Chez Copromatic, ça se déroule en 3 étapes :

  • ETAPE 1 : Le syndic obtient un ICS : un Identifiant Créancier SEPA est un ensemble de 13 caractères que doit posséder toute personnalité juridique qui souhaite mettre en place un prélèvement (en l’occurence, cette personne, c’est le syndic). Comment l’obtenir ? Le syndic doit faire la demande d’ICS à la banque, pour le compte bancaire de la copropriété qui sera habilité à recevoir les fonds à prélever. L’ICS donné par la banque se renseigne dans la partie Information > Comptes bancaires.

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Nota bene : une fois l'ICS configuré pour un compte bancaire, vous pourrez envoyer des mandats SEPA aux copropriétaires. Attention, si au moins 1 prélèvement SEPA est activé, il sera impossible de modifier l'IBAN, le BIC ou l'ICS sans avoir désactivé toutes les autorisations de prélèvements mises en place. Il faut donc veiller à indiquer les bonnes données au moment de renseigner l'ICS.

  • ETAPE 2 : Le syndic demande des autorisations nominatives de prélèvements SEPA à chacun de ses copropriétaires ou leurs mandataires désignés. Pour se faire, rendez-vous dans Copropriétaires > Mandats

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A tout moment, vous pouvez lancer une campagne de courrier ou email afin de faire parvenir aux contacts copropriétaires une demande de mandat SEPA. Selon les informations dont vous disposez au moment de l'envoi, les mandats seront pré-renseignés (contacts, adresse, IBAN/BIC).

Si vous disposez déjà des données IBAN/BIC de vos copropriétaires et que vous ne les avez pas encore renseignées, vous pouvez cliquer sur "Editer" pour renseigner les données.

Capture d’écran 2019-06-05 à 22.47.40.png

Info : si vous possédez déjà des mandats SEPA signés (créé en dehors de Copromatic), vous pourrez renseigner les données depuis l'interface et directement activer vos mandats SEPA.

Vous pouvez également indiquer une note si besoin !

Si vous souhaitez lancer une campagne de mandat SEPA, sélectionnez les contacts copropriétaires auxquels vous souhaitez faire parvenir un mandat à signer puis cliquer sur * Envoyer les mandats des contacts sélectionnés *.

Capture d’écran 2019-06-05 à 22.51.55.png.

Vous accédez alors à l'interface de relecture et d'envoi du mandat. Vous pouvez :

  • personnaliser le message accompagnant l'envoi (attention à ne pas modifier les données se trouvant entre les signes ##)
  • prévisualiser un exemple : cliquez sur "Prévisualiser" pour recevoir un exemple qui sera envoyé uniquement à votre adresse email
  • définir la modalité d'envoi : email ou courrier simple

4   Mandats   Copromatic.png

Une fois que tout est bon, cliquez sur "Confirmer l'envoi" pour envoyer la compagne. Attention, cette action est définitive ! La colonne "Evènement" vous donnera l'état de l'envoi (en cours, envoyé le, etc.)

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Quelques jours/semaines plus tard, à la réception de mandat SEPA signés, vous pourrez saisir et activer les mandats SEPA liés à vos copropriétaires.

Un mandat SEPA, pour être activé, doit être "complet". Il doit comporter à minima :

  • un IBAN / BIC : ce sont les données bancaire du titulaire du compte à prélever
  • une adresse de la banque où est domicilié le compte
  • un titulaire : le nom du porteur du compte bancaire
  • une adresse pour le titulaire
  • un RUM : une Référence Unique de Mandat. Cette référence est générée automatiquement par le logiciel lors de la création du mandat SEPA à signer.
  • une date de signature du mandat SEPA

Parmi les données complémentaires recommandées : - une copie du mandat signé

Si toutes ces informations sont renseignées, votre mandat est complet et peut donc être activé ! Dès lors qu'une date de signature est renseignée (accompagnée d'un IBAN / BIC / RUM etc.), le mandat est configuré en "Actif".

Il est tout à fait possible de "désactiver" un mandat temporairement (ou définitivement) depuis l'interface, sur simple clic.

Toutes les actions possibles sont accessibles depuis la colonne "Action" : cliquez sur "..." en bout de ligne pour éditer / modifier / générer / activer vos mandats :

Capture d’écran 2019-06-06 à 08.25.38.png

  • ETAPE 3 : dès lors qu'un mandat est activé, le syndic peut procéder au prélèvement SEPA sur le compte du copropriétaire. Il faut alors se rendre sur Gestion > Prélèvement SEPA pour effectuer ses prélèvement.

Petite nouveauté accompagnant ce module de gestionnaire des SEPA : il est désormais possible de rattacher des documents aux copropriétaires !

[Amélioration] Mise à jour des vues et exports de balance et de grand-livre

La vue du grand-livre et de la balance de la copropriété permet maintenant de visualiser les éléments comptables au moment souhaité.

Sur le grand-livre, il est possible de créer une vue sur-mesure en fonction de vos besoins sur une période définie (vs sur l'exercice uniquement).

L'option "Comptabilité expert" vous donne accès à une vue comptable pour chacun des lots : c'est donc une vue beaucoup plus longue et plus détaillée qui vous est rendue accessible.

Soyons clair : la vue détaillée par lots est équivalente à celle de la "comptabilité classique", elle montre simplement les données comptables sous un autre angle.

Elle peut notamment être utile lorsque vous gérez un dossier de mutation, afin de comprendre parfaitement la situation des lots à céder.

Grand Livre   Copromatic.jpg

Depuis la page Balance, vous pouvez à présent sélectionner la date de visualisation des balances et en faire des exports. Nous avons aussi rajouté les lignes de totaux par sous-classes et classes pour une lecture comptable plus confortable (de rien, ça nous fait plaisir).

Capture d’écran 2019-04-13 à 19.03.16.png

Exemple d'export à date de la balance :

Capture d’écran 2019-04-13 à 19.05.20.png

Enfin, à présent les exports du grand-livre et de la balance se font immédiatement : plus besoin d'attendre de les recevoir par email, yeah !

[Nouveauté] Comptes bancaires, soldes et flux de trésorerie

La nouveauté de la semaine, ce sont les vues détaillées sur les comptes bancaires.

Un nouvel onglet est à présent disponible dans Banque > Comptes

Capture d’écran 2019-04-11 à 10.38.42.png

Cette fonctionnalité est une première étape vers la refonte de la partie "comptes et banques". Cette page vous permet pour le moment d'éditer le RIB et l'état des rapprochements, mais il vous faut encore passer par Information > Comptes pour mettre à jour noms, IBAN, BIC (bientôt, bientôt tout sera au même endroit, promis !)

Le plus intéressant, c'est de cliquer sur "Voir" qui vous donne accès à une nouvelle vue VIP de vos transactions (celles directement récupérées sur vos relevés de banque) vs vos écritures bancaires (notre compte 512 national !)

Vous pouvez à présent consulter le solde, et notre CTO a poussé un petit graphique pour permettre une meilleure représentation des fonds détenus :

Capture d’écran 2019-04-11 à 11.02.37.png

Dernier élément : depuis la page "Rapprochements" pour pouvez également visualiser un graphique des fonds détenus : Capture d’écran 2019-04-11 à 10.45.45.png

[Information] Comment se composent les adresses indiquées sur les convocations ?

Il y a quelques jours, on nous demandait pourquoi une convocation avait été adressée comme suit :

"MARTIN DE SÈVRE
à l'attention de Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne
"

(les informations ont été changées pour préserver l'anonymat toussa toussa).

Sa question : pourquoi mettre 2 noms sur une enveloppe ?


Voici l'explication :


Notre syndic avait reçu l'ordre de convoquer « tous les indivisaires » d'un groupe de lots.

Sur sa fiche Copropriétaire, on trouvait donc

MARTIN DE SÈVRE
Indivision

Contact 1 :
Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne

Contact 2 :
Mr Rémi Darricau
18 rue Claude Vaillant
69100 Villeurbanne

Contact 3 :
Mr Martin de Sèvre
18 rue Louis Arago
69335 Mieux


Ici , « MARTIN DE SÈVRE » est le Copropriétaire, et il est identifié comme étant une indivision, c’est à dire une personne morale (cette information est disponible sur la lettre de vente transmise lors de la mutation).

Lorsque c’est le cas, Copromatic précise une « personne physique » capable de signer/retirer le pli à la poste.

Au regard du logiciel (et de la base de donnée), « MARTIN DE SÈVRE » pourrait très bien s’appeler « Indivision Bidule » ou « SCI Truc » qui sont également des dénominations de personnes morales.

La poste de connaissant pas la composition de l’indivison « MARTIN DE SÈVRE » , si Copromatic adresse 3 plis à :

  • MARTIN DE SÈVRE, 27 rue Henri Rolland 69100 Villeurbanne
  • MARTIN DE SÈVRE, 18 rue Claude Vaillant 69100 Villeurbanne
  • MARTIN DE SÈVRE, 18 rue Louis Arago 69335 Mieux

alors impossible pour Mme Claire Barbier ou Mr Rémi Darricau de signer l’accusé de réception, puisqu’ils n’ont pas la chance de s’appeler « MARTIN DE SÈVRE ».

Pour autant, en tant que syndic il est obligatoire de convoquer le « Copropriétaire », qui en l’état est « MARTIN DE SÈVRE ».

Dans ce cas, Copromatic applique automatiquement la règle suivante :

« TITRE-COPROPRIETAIRE
à l’attention de CONTACT-MANDATAIRE
adresse dudit contact »


Ce qui donne :


MARTIN DE SÈVRE,
à l’attention de Mme Claire Barbier
27 rue Henri Rolland
69100 Villeurbanne

MARTIN DE SÈVRE,
à l’attention de Mr Rémi Darricau
18 rue Claude Vaillant
69100 Villeurbanne

MARTIN DE SÈVRE
à l’attention de Mr Martin de Sèvre
18 rue Louis Arago
69335 Mieux

[Amélioration] Les articles 20 disponibles après clôture des mutations

Le module de mutations permet d'éditer les documents nécessaires aux notaires en charge des mutations, notamment l'article 20. Ce document permet de confirmer que le cédant n'a plus de dette envers la copropriété.

Historiquement, ce document devait être édité avant de finaliser la saisie de la mutation.

A présent, et lorsque les conditions comptables sont réunies, l'article 20 est automatiquement généré (et générable) post-mutation !

Capture d’écran 2019-04-04 à 15.02.33.png

[Nouveauté] [Pro] Suivi des intégrations

Nos clients professionnels ont du talent. Et force est de constater que depuis 18 mois, ils nous challengent beaucoup en signant en permanence de nouvelles copropriétés.

L'année 2018 a été une année un peu sauvage en terme d'organisation avec une équipe support au four et au moulin puisque nous dispatchions les dossiers d'intégration sur nos ressources supports.

2019 - Changement de cap

Depuis le début de l'année, nous travaillons l'organisation de équipes et nos process pour être capable de délivrer rapidement des dossiers et vous offrir une visibilité accrue sur l'avancement de vos dossiers.

Michel a rejoint Copromatic ce début d'année pour piloter ce sujet. Pour les pros qui ont quelques dossiers en cours d'intégration, vous commencez à le connaître. Il a ce côté très pratique pour une gestion efficace des dossiers : une certaine intransigeance. La rigueur dans la complétude des dossiers et la justesse des infos sont clés dans les reprises et nous nous appliquons désormais à ne plus offrir la souplesse que nous avions auparavant car vous l'avez expérimenté comme nous, les dossiers où nous ne faisions pas les choses dans l'ordre n'étaient jamais des dossiers faciles.

Pour accompagner l'arrivée de Michel et la structuration de l'équipe intégration, je vous propose de découvrir ensemble votre nouvelle interface de suivi de vos intégrations.

Un suivi d'intégration aux petits oignons

Vous disposez désormais depuis votre espace pro, un accès dans le menu latéral à l'interface de suivi des intégrations.

Capture d’écran 2019-04-03 à 20.33.32.png

Ce lien va vous donner accès à votre tableau de suivi des intégrations : Capture d’écran 2019-04-03 à 20.38.18.png Vous y retrouverez la liste de vos dossiers en cours d'intégration (ainsi que les dossiers archivés par le lien dans le menu en haut à droite). Vous pourrez ainsi consulter l'avancement de l'intégration de vos copropriétés ainsi que les documents / informations manquantes repérés par nos équipes.

*Attention : vous êtes peut être déjà allé consulter votre dossier. Certains dossiers peuvent ne pas vous sembler à jour. C'est normal. Nos équipes sont en train de rapatrier tous les documents et mettre à jour le statut des dossiers. Tout devrait être rentré dans l'ordre d'ici la semaine prochaine.

Tous ces dossiers pointent vers des dossiers dans Google Drive.Capture d’écran 2019-04-03 à 21.13.13.png Dans lequels vous pourrez retrouver votre fichier d'intégration administrative, ainsi qu'un espace Documents dans lequel nous vous invitons à déposer les documents que vous avez à votre disposition : PV, compta, Règlements de copropriété, etc.

Nouvelle copropriété

Vous pouvez désormais (et même vous devez !) créer un nouveau dossier depuis l'interface de suivi des intégrationsCapture d’écran 2019-04-03 à 21.15.40 3.png

Vous pouvez ainsi renseigner une référence de la copropriété (si vous le souhaitez) ainsi que le nom de la copropriété. Une fois renseignés, cliquez sur "Créer un nouveau dossier d'intégration", votre dossier apparaîtra dans le tableau de suivi, et vous pourrez rejoindre également le dossier google drive de cette nouvelle copropriété pour y renseigner toutes les infos !

Nouvelle tarification

Parce que nous avons découvert en 18 mois toute la précision et la rigueur que nécessitait l'intégration de 30 à 50 copropriétés par mois, nous avons monté de toute pièce notre service intégration.

Ce nouveau service, c'est une équipe et des outils mis à disposition de nos clients pour assurer une qualité de service. Notre tarification devait donc évoluer, puisque jusqu'à aujourd'hui, nous ne facturions pas la reprise comptable de vos copropriétés.

Comment cela va fonctionner ?

Lors de chaque intégration de copropriété, une facture sera éditée par le service intégration et remontera dans votre interface pro - onglet administratif. Elle sera prélevée comme votre abonnement, le 10 de chaque mois.

Cette facture ne sera éditée que lors que notre rapport d'intégration sera publié dans le dossier de la copro. Nous ne facturons pas de dossier à moitié intégré.

Combien cela va coûter ?

Parce que les copropriétés ne font pas toutes la même taille et (surtout) parce que nous découvrons chaque jour de magnifique dossier qui n'ont pas de comptabilité approuvée depuis 3 ans, nous appliquerons la même logique de tarification que pour l'abonnement. Nous appliquerons un forfait par copropriétaire par mois de reprise : 3 euros HT.

Petit exemple : nouveau dossier arrivé dans Copromatic - copropriété de 18 copropriétaires, exercice clôturé au 30/09/2018, comptes approuvés en AG le 15/02/2019.

Nous allons donc effectuer une reprise du 01/10/2018 au 15/01/2019 (correspondant aux dernières écritures enregistré par le confrère dans son grand livre) soit 3,5 mois x 18 copropriétaires x 3 = 189 euros HT.

Pourquoi payer ?

Parce que nous nous engageons désormais sur la rigueur de la reprise. Vous pourrez constater pour ceux qui ont eut à échanger avec Michel sur les dernières intégrations, vous disposez désormais en fin d'intégration d'un rapport dédié et d'un export de Grand Livre iso avec le Grand Livre fournit par le confrère.

Parce que nous sommes ainsi capable d'avoir une équipe dédiée sur l'intégration pour vous livrer vos dossiers dans les quelques jours qui suivent la remise des documents (si vous passez le check de Michel !).

En conclusion

En conclusion, j'espère que vous apprécierez les efforts et la qualité supérieure que nous délivrons sur vos intégrations depuis quelques semaines et dans les mois qui viennent. Nous apprenons. Beaucoup, à vos côtés. Nous espérons répondre à vos attentes avec cette nouvelle interface et ces nouveaux process.

Rémi

[Amélioration] Module d'Assemblée Générale VIP

Petite révolution chez les syndics, le module d’Assemblée Générale à bien changé !

Vous pouvez à présent visualiser, éditer, créer, dupliquer les assemblées générales comme vous le souhaitez !

Capture d’écran 2019-04-03 à 11.43.49.png

Statuts & processus

Chaque assemblée possède un statut décrit juste ici :

  • Nouveau : l’AG à été créer, mais aucun type, date / heure / lieu n’a été configuré. A ce stage, vous pouvez surtout travailler l’ordre du jour jursqu’à ce que vous soyez prêt à planifier votre AG
  • Convocation non envoyée : type (AG ordinaire ou extraordinaire), date / heure / lieu ont été précisés. Vous pouvez à présent générer votre convocation ! Une fois validée, vous avez la possibilité de l’envoyer par courrier via Copromatic, ou de faire un envoi manuel via l’option « Remise en main propre »
  • À tenir : la convocation a été envoyée, votre AG est à tenir :) A tout moment, vous pouvez vous entrainer et tester l'AG en cliquant sur Voir > Commencer mon assemblée. N'oubliez pas de cliquer sur "Réinitialiser la tenue" ensuite !
  • AG en cours : vous avez démarré une AG ! A tout moment, vous pouver en sortir, puis reprendre les votes, ou réinitialiser l'AG !
  • PV non envoyé : Vous avez terminé l'AG, mais votre PV n'a pas encore été envoyé ! Laissez-vous guider par Copromatic pour envoyer votre PV !
  • Terminé : Votre PV signé à été envoyé ! Le processus d'AG est donc bouclé, bravo !

Vous pourrez voir également des AG portant la mention "AG antérieure à Copromatic". Il s'agit des "vieux" PV que vous avez renseignés dans la section Information > Documentation de la copropriété.

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1- Comment générer une convocation ?

Rendez-vous dans le module d'AG, sélectionnez l'AG sur laquelle vous souhaitez générer une convocation. Cliquez sur Editer

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Validez que vous avez bien renseigné :

  • la date et l'heure de l'AG
  • le lieu complet, y compris les détails : "SDC les Lilas, App 365 porte B, Chez Clémence Guilluy, 21 rue Louis Dumas 69100 Villeurbanne" - il faut que les copropriétaires trouvent facilement le lieu !
  • le type d'AG : Ordinaire ou Extraordinaire. Chaque AG ordinaire doit avoir au moins un exercice à approuver. Attention, vous pourrez générer une convocation (c'est à dire passer à l'étape suivante) uniquement lorsque l'exercice sera clôturé.

Ensuite, complétez votre ordre du jour :

  • Résolutions et sous résolutions
  • Titres et contenus
  • Règles et clés de vote
  • Pièces jointes à la résolution (automatiquement ajoutées lors de la génération de la convocation)

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A tout moment, cliquez sur "Prévisualiser" en haut à droite du tableau pour avoir un aperçu de votre ordre du jour en pdf (et uniquement l'ordre du jour).

Attention, ici les pièces jointes aux résolutions ne sont pas ajoutées, elles le seront uniquement lors de la génération de votre convocation définitive.

Une fois les vérification effectuées, vous pouvez cliquer sur "Générer la convocation"

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Cette étape peut prendre un peu de temps, soyez patient(e)s. Un email de confirmation vous sera envoyé lorsque les convocations sont prêtes !

NOTA BENE : vous pouvez ajouter des pièces jointes à votre convocation, en dehors des pièces jointes liées aux résolutions. Pour se faire, cliquez sur "Voir" pour accéder au détails de votre AG. En bas de page, vous pouvez ajouter des documents. Lors de la génération de vos convocations, Copromatic vous proposera de les joindre au document final.

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2- Comment voir et envoyer les convocations ?

Cliquez sur "Voir" pour accéder au détails de votre AG.

Le liste de vos convocation est consultable ici :

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Chaque convocation est nominative. Attention, tant que vous n'avez pas envoyé les convocations, vous avez la possibilité de modifier les données liées à l'AG (ordre du jour, date, etc.). La modification entraitement automatiquement la suppression de vos convocations, vous devrez alors les re-générer !

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez cliquer sur "Envoyer". Cette action vous permettra de sélectionner les destinataires et les modalités d'envoi (courrier + email, courrier ou remise en main propre).

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Attention, l'envoi est définitif et irréversible !

[Nouveauté] Gestion des exercices

Depuis le mois de Mars, on a fait un choix important chez Copromatic : séparer clôture d'exercice et Assemblée Générale.

Nous avons donc mis en place une nouvelle page pour la visualisation et le traitement des exercices :

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Voici un détail des statuts d'exercices :

  • Clôturé : l'exercice à été clôturé :)
  • Clôturé (verrouillé) : l'exercice à été clôturé, et il est en attente d'approbation car les convocations ont déjà été envoyées. Seul le Support Copromatic peut déverrouiller votre clôture
  • A faire : l'exercice est terminé mais n'est pas encore clôturé
  • Actuel : c'est l'exercice en cours. Il n'est donc pas encore question de le clôturer !
  • Futur : c'est l'exercice qui n'a pas encore démarré (mais sur lequel vous pouvez travailler votre budget, avoir des charges constatées d'avances, etc.)

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Sur la plupart des exercices, vous pouvez :

  • Exporter la comptabilité ou les annexes comptables
  • Clôturer / Déclôturer (tant que l'exercice n'est pas approuvé)

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Rappel : Afin de clôturer proprement un exercice, nous vous invitons à préparer votre clôture en validant certaines étapes. Cette pré-clôture est accessible depuis l'onglet "Voir" d'un exercice non-clôturé.

Une fois toutes ces étapes enseignées, vous pouvez accédez au processus de clôture : Capture d’écran 2019-04-03 à 09.50.35.png

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